Métodos de documentação processo

Recolha de informação é um importante método utilizado na documentação do processo, uma vez que fornece a maior parte das informações necessárias para descrever o projeto. Métodos para reunir informações incluem entrevistas, reuniões e relatórios.

partes interessadas entrevista ou pessoas-chave envolvidas no projeto para obter informações sobre a forma como avaliam o processo. Organizar reuniões de discussão em grupo-alvo para capturar os pontos de vista de pessoas diretamente afetadas pelo projeto. Exigem que os membros da equipe envolvidos no projeto para preencher relatórios que rastreiam o andamento das tarefas, horários e actividades relacionadas com o projecto. Assistir e documentar todos os eventos organizados para promover ou discutir o projeto. Use um notebook, câmera e gravador de fita (se necessário) para documentar essas reuniões. Tirar fotografias antes e depois da conclusão do projeto.

De acordo com knowledgeleader.com, documentação do processo deve incluir um resumo, uma narrativa detalhada e um diagrama de fluxo do processo. Comece com o resumo, dando uma breve descrição da tarefa a cumprir por este processo, a localização do projeto e o alvo a atingir.

Descrever as diferentes etapas necessárias para tomar durante o processo e que é responsável por concluir cada etapa. Mantenha o resumo curto e claro. Não elaborar sobre os passos demais. Tente manter a documentação do processo a um número mínimo de páginas.

A narrativa detalhada é um método para descrever os sucessos e tropeços de um processo. Inclua informações sobre o que foi realmente feito para alcançar a meta, o que modificações foram feitas ao plano original e porquê. Descrever todos os factores e indicadores que atribuídos para o sucesso do projecto. Examinar os relatórios dos membros da equipe para identificar esses fatores. Descreva quaisquer aspectos do processo que Failed o que os obstáculos eram e como eles ocorreram. Identificar os desafios e possíveis soluções para evitar o fracasso em processos futuros.

As organizações usam diagramas de fluxo para documentar o processo visualmente. Um diagrama de fluxo simples de um processo é muito mais fácil de entender do que descrições longas.

diagramas de fluxo normalmente ilustrar as relações entre as diferentes tarefas de um processo. Compilar o fluxograma do processo, chamando as principais tarefas dentro do processo. Identificar os principais grupos responsáveis ​​por cada tarefa e incluí-los no diagrama. Liste os passos necessários para concluir cada tarefa no diagrama de fluxo.