documentação do processo define claramente as tarefas críticas que ocorrem em uma empresa. Eles eliminar a confusão entre os funcionários e colocar todos os membros de uma empresa na mesma página. Um documento de processo define o que os atuais processos em uma empresa são. Ao identificar as práticas correntes, muitas vezes você descobrir falhas no sistema atual e ver espaço para melhorias. documentação do processo também permite que a empresa a ajustar mais rapidamente às necessidades de negócios. Claramente delineando funções atuais da sua empresa será melhor permitir que a empresa avançar.
Determinar o âmbito do documento. Você pode documentar todos os processos dentro de uma empresa ou em empresas maiores, se concentrar em um conjunto de processos. Por exemplo, uma grande empresa pode querer começar com apenas as suas funções de contabilidade, em vez de documentar todo o funcionamento da organização.
Projecto de uma página, a representação visual dos processos. Incluir uma matriz de aplicabilidade, um esboço de quem é responsável por cada tarefa ou um fluxograma do processo. Um diagrama de fluxo de processo é uma representação de alto nível dos vários passos para completar um processo e como os passos fluem através da organização. Por exemplo, os vários passos para pagar uma factura pode ser descrito com um fluxograma do processo.
Explicar o impacto que o processo tem sobre produtos e serviços. Detalhadamente os efeitos das operações normais e os efeitos de uma falha no processo de causariam. Por exemplo, se as facturas estão perdidos e não receber o pagamento, o fornecedor irá recusar-se a enviar o próximo pedido.
Definir os papéis dentro do processo. Identificar os papéis por sua função e não por pessoa. Por exemplo, contas a pagar funcionários processar as facturas e inseri-los no sistema de pagamento. O controlador aprova as facturas e autoriza o pagamento.
Esboço de todos os sistemas de computador e software utilizados no processo. Definir claramente cada sistema, a sua finalidade e sua funcionalidade.
Documentar o processo do começo ao fim. Use seu fluxograma do processo como um guia para a elaboração do texto. Inclua o máximo de detalhes possível, dependendo do escopo que você escolheu para incluir no documento. Use nomes de função para atribuir a responsabilidade ao invés de nomes individuais.
Incluir uma seção para exceções. Documentar o que acontece quando o fluxo do processo normal não é seguido. Por exemplo, quando os sistemas de computador são para baixo, um sistema de contabilidade baseado em papel é promulgada para processar facturas.
Revise o documento processo com todas as partes afetadas. Certifique-se todos estão de acordo sobre os processos.
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