Como criar documentação de processos

Crie um "Declaração do escopo" por escrito uma declaração simples que identifica tudo o que deve ser incluído neste projeto de documentação. Claramente identificar o processo específico que irá ser documentada. Informar se a documentação do processo reflete o modo como o processo realmente funciona hoje ou define como o processo deve funcionar no futuro.

Crie um "Matrix propriedade" o que mostra que é dono do processo ou que possui quais partes do processo. Esta matriz pode ser tão simples como um organograma ou um diagrama de processo de fluxo que identifica claramente os proprietários e informações de contato dos proprietários.

Identificar os produtos ou serviços específicos que estão sendo documentados. Isto é tipicamente uma lista que inclui todos, ou as informações pertinentes, tais como o número do modelo, número da peça e descrição.

Descrever os papéis dos envolvidos no processo. Fornecer uma explicação clara com base em título do trabalho e capacidades não individuais. Explicar o que esta posição faz e como ele se encaixa no processo. Isso pode ser um único documento listando o título do trabalho e descrição ou uma descrição do trabalho completo para cada posição-chave no processo que está sendo documentado.

Documente cada etapa do processo, do começo ao fim, criando um "Fluxo de processo" diagrama ou gráfico. Tipicamente, um gráfico de fluxo de alto nível é criado que mostra os principais passos do processo e um fluxograma de nível baixo documenta os passos do processo, que estão subordinados a cada um dos principais passos.

Criar apropriada "Políticas e procedimentos" documentação para cada passo do processo. Como você explorar o processo com entrevistas e pesquisas, essas políticas e procedimentos vão surgir. Mantenha anotações detalhadas, que servirão como base para a criação desses documentos de política e procedimento.

Incluir um documento em suas entregas que fornece uma explicação do interno "Gerenciamento de documento" processo. Este documento deve explicar como documentos da empresa são analisadas e aprovadas, e distribuídos e arquivados dentro da empresa.

Inventariar os documentos existentes para obter uma compreensão clara do que actualmente está em vigor. Você não tem que reinventar a roda, criando novos documentos, se a mesma informação está coberto de documentos existentes. Identificar quais desses documentos são utilizáveis ​​e pode ser construído em cima, e quais os documentos são obsoletos. Com um inventário completo de documentos existentes, você vai saber quais documentos estão faltando e deve ser criado. Gerar uma lista global de documentos que comprovem o status de cada documento como existente, obsoleto ou novo. Tenha esta "Inventário" na mão antes de seu primeiro encontro com o dirigente.

Criar o "Matrix propriedade" revendo tudo o que já está disponível, como organogramas existentes e diretórios empresa. Tenha esta "Matrix propriedade" na mão antes de seu primeiro encontro com o dirigente.

Reúna-se com o dirigente e rever a sua "Inventário" e "Matrix propriedade." O objetivo desta reunião é não só para obter o gerente de cima para vet sua pesquisa, mas para aprová-lo e concordar com o seu plano. Esteja preparado para esta reunião e não perca tempo a parte superior do gerente.

Reunir com cada chefe de departamento depois de ter feito todas as mudanças no topo do gerente para o seu "Inventário" e "Matrix propriedade." O objetivo dessas reuniões departamento de-cabeça é para trazer essa chefe do departamento de up-to-velocidade sobre o que você está fazendo e iniciar discussões sobre o papel de cada chefe de departamento e as etapas do processo que possuem. Tomar notas detalhadas ou gravar a reunião para que você não perca nada. Como você avançar através destas reuniões departamento de cabeça, o processo irá emergir e começar a solidificar.

Atualizar todos os resultados em uma base contínua como você recebe as informações novas ou mais precisa de cada chefe de departamento. Após sua última reunião de departamento-cabeça, você deveria ter clarificado, cerca de metade das suas entregas.

Reúna-se com os supervisores apropriados, os melhores artesãos e outras pessoas envolvidas no processo para esclarecer o que realmente está acontecendo nessa etapa do processo. Essas pessoas serão identificadas pelo seu chefe de departamento durante sua entrevista. Estas mãos sobre as pessoas são tipicamente mais experiente no passo a passo, dia a dia, os procedimentos em sua área de responsabilidade do respectivo chefe de departamento. Mais uma vez, tomar notas detalhadas e fazer todo o possível para estar preparado antes da reunião com essas pessoas para que você minimizar o tempo que você está tomando de seu dia ocupado.

Complete o seu primeiro esboço de todos os seus documentos. Isso é chamado de um primeiro projecto, mas estes documentos ainda deve ser totalmente concluída com base em todas as informações que você obteve até à data.

Distribua os seus primeiros rascunhos, claramente marcados como primeiro esboço, com os respectivos chefes de departamento e subordinados para sua revisão. Dê-lhes tempo para rever completamente esses documentos e pediu-lhes para redline quaisquer alterações.

Iniciar uma segunda rodada de reuniões individuais com os mesmos chefes de departamento e subordinados a avaliar todas as linhas vermelhas e se preparar para o seu projecto final desses documentos.

Conclua todas as revisões da linha vermelha. Preste muita atenção às mudanças em uma única etapa, que pode afetar o passo anterior ou posterior, e mudar esses documentos, procedimentos ou medidas de fluxo em conformidade. Submeter este projecto final para os chefes de departamento e subordinados respectiva para a sua revisão final. Submeta todo o projecto final simultaneamente ao dirigente para revisão no topo do gerente.

Fazer as revisões finais e enviar esses documentos revisados ​​de volta para o iniciador para aprovação final. Pode haver numerosas e para trás revisões antes da aprovação final. Você precisa cada cabeça subordinado e departamento para lhe dar plena aprovação sobre os documentos ou partes dos documentos, que se relacionam diretamente com sua área de responsabilidade. No entanto, a documentação não é considerado aprovado até que o gestor de topo analisou e aprovou.