Comunicação e troca de informações eficaz em projetos bem-sucedidos

O plano do projeto é central para todas as comunicações do projeto como relatado por TechRepublic. O plano permite que cada membro da equipe sabe o que o projeto deve entregar e quem é responsável. Ele fornece as datas-chave e dependências do projeto e quebra programas complexos em componentes menores que os membros individuais podem compreender mais facilmente.

Comunicação garante que cada membro da equipe compartilha a mesma visão do resultado do projeto. A edição de 2002 "Houston Business Journal" descreveu como arquitetos, uma empresa de construção e desenvolvedores colaborou com os gestores das empresas clientes para alcançar o sucesso do projeto através de um único objetivo comum - um parque de negócios que iria atender às necessidades de seus usuários.

Um grande projeto envolve muitos membros da equipe e uma grande variedade de canais de comunicação. Para garantir uma comunicação eficaz e de intercâmbio de informações, é importante para o gerente de projeto para planejar e gerenciar o processo desde o início, a identificação de quem precisa de informações diferentes em várias fases do projeto. O processo é contínuo de acordo com projeto de consultoria Perfeito, que afirma que os gerentes de projeto passam a maior parte de seu tempo em tarefas de comunicação.

Os membros da equipe precisam ter acesso rápido às últimas versões de documentação do projeto. Com a criação de um único site do projeto ou banco de dados, gerentes de projeto podem centralizar todas as informações e fornecer os membros da equipe com acesso seguro a documentos importantes, tais como planos, cronogramas, fornecedores, minutas de reuniões e relatórios de progresso.

TechRepublic identifica relatórios de status como uma das comunicações mais importantes do projeto. Compartilhando atualizações de status garante que todos os membros da equipe estão cientes de quaisquer problemas críticos ou mudanças inesperadas que podem afetar horários ou os custos do projeto. Eles podem então tomar as medidas correctivas necessárias.

ferramentas de comunicação, como e-mail, videoconferência e teleconferência, torná-lo simples e conveniente para os membros da equipe do projeto para colaborar e trocar informações, mesmo quando eles estão trabalhando em locais diferentes. ferramentas de redes sociais também estão desempenhando um papel importante na gestão de projectos. Os membros podem usar ferramentas, como o Twitter ou Facebook, para postar atualizações de status breves ou comentários sobre questões importantes do projeto.