Como documentar Ata de Reunião

Documentando minutos de reunião requer muita atenção aos detalhes.

Documentando minutos de reunião corretamente exige uma grande dose de organização e atenção aos detalhes. Porque atas de reuniões, muitas vezes tornam-se documentos legais, é importante resumir as discussões com precisão. Faça uma cópia de backup e armazená-lo em um local seguro, e distribuir cópias extras às partes relevantes. Com a prática, torna-se muito mais fácil para documentar atas de reuniões de forma precisa e concisa.

Coisas que você precisa

computador portátil
software de processamento de texto

agenda de reuniões
Cópia de Regras de Ordem de Robert

Documentando minutos de reunião

Chegue cedo, para obter o seu laptop configurado e pronto para ir. Observe a data, hora, local e lista de participantes. Registro como grande parte da discussão reunião como é possível que sua velocidade de digitação. Não se preocupe com erros ortográficos ou gramaticais. Se você perder um passo importante, como a passagem de um item de movimento ou ação, não há problema em pedir aos participantes da reunião para clarificar a redacção. Salve o documento, ocasionalmente, para evitar qualquer perda de dados.
Edite seus minutos de reunião o mais rapidamente possível após a reunião, quando sua memória da discussão ainda está fresco. Corrigir eventuais erros ortográficos ou gramaticais e garantir a formatação é consistente em todo o documento. inserir um "rascunho" marca d`água para notificar leitores que as actas ainda não foram aprovados e realizados oficial. Salve o arquivo usando um nome de arquivo que é fácil de identificar e diferenciar mais tarde, como "StrataCouncilMinutesDecember5".
Envie os minutos para a cadeira reunião ou outra pessoa designada para avaliar a discussão. Editar os minutos mais uma vez, com base no feedback que você recebe. Ao editar, ter o cuidado de manter a integridade dos minutos. Não adicione qualquer discussão que não ocorreu, ou remover qualquer discussão que ocorreu. Salve o arquivo novamente.
Mantenha o "Rascunho" marca d`água no documento até os minutos receber a aprovação formal. Isso geralmente ocorre em reuniões subsequentes da mesma comissão.
Uma vez que o Comité aprova a minutos, retire a "Rascunho" marca d`água e salve o arquivo novamente. Distribua as actas aprovadas aos membros da comissão, se necessário.

dicas & avisos

Ter uma cópia das Regras de Ordem de Robert (ou o que guia o seu comitê usa) para usar como referência durante a reunião. Isso pode ajudá-lo a gravar reuniões processo corretamente.
Algumas pessoas ainda preferem documento de reunião minutos usando uma abreviação em primeiro lugar, em seguida, digite as notas mais tarde. Este método pode funcionar tão bem como tendo minutos usando um laptop. Depende da sua preferência pessoal.
Para reuniões muito importantes, considere usar um gravador para fazer uma gravação de áudio do processo.

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