relatórios de serviço são documentos escritos por representantes de serviço ao cliente para monitorar a qualidade de um produto ou serviço. A Administração utiliza esses relatórios para formular planos sobre como alterar o produto ou modificar protocolos de serviço para uma melhor experiência do cliente. Isto é importante porque essas adaptações podem resultar em melhor retenção de clientes e referências, que por sua vez pode se traduzir em aumento de receita para o negócio. Quando você escreve um relatório de serviço, que, assim, é importante que você apresenta a informação que é clara e valiosa para o desenvolvimento de negócios.
Escreva o nome e informações de contato do cliente, incluindo o seu endereço de e-mail se for o caso.
Indicar a marca, modelo, número de série, data da compra e hora da chamada ao cliente ou visite para relatórios de serviços orientada para o produto. Fornecer um título serviço e descrição do serviço em vez da marca, modelo e informações de série, se o relatório de serviço está lidando com apenas serviço.
Delinear o problema, notando quaisquer observações específicas dos clientes sobre o produto ou serviço. Especificar se o problema tem sido recorrente.
Liste os serviços prestados ou produtos ou dadas para remediar a reclamação do cliente específico. Por exemplo, se sua empresa lida com computadores e software, você pode escrever "Ran verificações de disco para localizar setores da unidade ruins" se o cliente suspeita que seu disco rígido estava falhando.
Liste a causa do problema, incluindo problemas com o pessoal. Indicar que partes eram defeituosos, se for o caso.
Escreva um parágrafo em que você incluir quaisquer comentários ou notas que podem ajudar com evitar ou lidar com queixas semelhantes no futuro. Por exemplo, você pode notar que a denúncia foi encaminhada para uma equipe específica, qual é o problema parece indicar em uma escala maior para a empresa ou que uma ferramenta específica será necessário para corrigir o problema a longo prazo.
Fornecer uma classificação básica de satisfação do cliente, utilizando as orientações definidas pela sua empresa (por exemplo, 10 é igual absolutamente satisifed).
Assinar e datar o relatório.
dicas & avisos
- Muitos sites oferecem modelos para relatórios de serviço que têm seções para as informações indicadas aqui. Usando esse modelo, ou a criação de um modelo de sua preferência, irá resultar na recolha de dados mais consistente a partir de vários representantes de serviço ao cliente.
- Mantenha a redação de seu relatório mais conciso possível. Evite usar "Eu" linguagem completamente. frases incompletas em que o sujeito é compreendido e que começam com verbos são aceitáveis (por exemplo, "substituição prevista [parte]"), São como balas. relatórios de clientes deve ser muito rápido para ler e criar, uma vez que um representante pode ter que preparar dezenas em um dia.
- Certifique-se de indicar o nome do representante que tratou a chamada ou visita, mesmo se fosse você.
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