Como planejar uma conferência de negócios

instruções

1. Começar cedo
   Nunca é cedo demais para começar o planejamento. Se esta conferência vai ser um evento anual, iniciar o planejamento, tão logo o atual é mais - um ano de distância não é muito em breve. Se esta é a primeira vez para o evento, dar-se um mínimo de seis meses. Trabalhar um ano fora, se possível. Tudo vai demorar mais tempo do que o esperado, e se os participantes vão ter de viajar, eles vão querer tempo para planejar voos baratos, etc.

2. Data e Local
   Pense sobre o tempo, a temporada, e os preços nos hotéis locais. Se a reunião vai incorporar algumas atividades ao ar livre, você provavelmente não quer segurá-la no auge do inverno, se você vive na parte norte do país. Os participantes vão apreciá-lo se você programar o evento durante off- ou ombro-temporada para que eles possam tirar proveito dos mais baratos taxas de hotel. Considere outros eventos acontecendo ao mesmo tempo, eles vão dar um valor acrescentado a sua reunião ou eles vão entrar em conflito? Lembre-se, os participantes provavelmente já tem outros planos para as férias, portanto, fique longe deles.

3. Montar uma equipe
   Olhe para os seus colegas para encontrar uma boa equipa. Tirando uma boa convenção de negócios preciso muito trabalho e muita. Não tente fazer isso sozinho. Encontrar os membros da equipe que podem ser adicionados ao conjunto de habilidades para o planejamento. Espalhe o trabalho uniformemente e de forma adequada. Descubra quem é bom em menus de planejamento, que sabe como criar um orçamento e manter todos na pista? Use o artista gráfico no grupo para criar o folhetos, logotipos, etc.

4. Logística
   Decidir onde vai realizar a reunião. Há hotéis com amplas salas de reuniões, cozinhas e outras instalações para conferências no local. Grandes convenções são geralmente realizadas em hotéis por este motivo. Muitas vezes você pode fazer acordos com o hotel para reservar um bloco de quartos a uma taxa reduzida para os seus participantes. Se todo mundo está hospedado no mesmo local que as reuniões, torna-se muito mais agradável para todos. No entanto, os hotéis também pode ser caro e pode exigir um número garantido de participantes para as refeições, quartos, etc. Verifique ao redor e encontrar o melhor equilíbrio para seus participantes, bem como as necessidades para a reunião

   

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   a Agenda
   Agora que você sabe quando e onde você terá a reunião, você precisa determinar o que vai acontecer na reunião. Você pode agendar palestrantes, sessões e outros eventos que vão entreter, bem como educar seus participantes. Planejar um assunto ou tema para centrar sua reunião ao redor. Você terá que decidir sobre o seu principal orador e apresentadores sessão extra cedo para que eles não estão já reservado em sua data seleccionada.

   

6. O que cobrar
   Você vai precisar para desenvolver um orçamento. Uma vez que você sabe o quanto tudo vai custar, você pode determinar o que cobrar. A melhor maneira de fazer isso é a sobre-estimar o custo das coisas e sub-estimar o número de participantes. Se você acha que vai ter 50 participantes, orçamento para 40 e comida plano para 60. Tenha cuidado para fazer isso, no entanto, como você não quer subestimar demais e ter a maneira mais participantes do que o planejado ou superestimar demais e têm forma Muita comida! Encontrar um equilíbrio, olhando para eventos semelhantes no passado ou falar com sua equipe de forma realista.

7. Anunciar, anunciar, anunciar
   Você pode fazer todo o planejamento que você quer, e tem a melhor agenda da conferência ao redor, mas as pessoas não virá se eles não sabem sobre ele! Obter a palavra para fora, usar blogs, e-mail, correio caracol, boletins informativos da empresa, cartazes, desenvolver um site da Web, o que for preciso para se comunicar com o mundo que você está tendo este super evento. Direcionar seu marketing para as pessoas que mais beneficiam o tipo de conferência que você está planejando. Não desperdice o seu tempo e dinheiro publicidade para o mercado errado.

8. Preencher esses sacos do presente
   Esta é uma parte muito importante de uma conferência. Os participantes irão esperar para obter um saco de algum tipo quando eles chegam no evento. Mas onde você obter o material para colocar no saco do presente? Simples. Basta perguntar para ele. Os anunciantes ou patrocinadores vai querer adicionar coisas para os sacos do presente, muitas vezes uma empresa tem canetas, tablets, etc. como brindes para apenas este tipo de evento. Este também é um bom lugar para colocar a agenda da conferência e as formas de avaliação. Pergunte empresas locais se têm quaisquer produtos de marca que querem dar-lhe como cupons ou alguns itens promocionais. É surpreendente a quantidade de livre coisas que você pode obter, se você pedir para ele!

   

9. Relaxar e se divertir
   Uma vez que o planejamento é feito, ea conferência está em pleno andamento, relaxar e se divertir, rede e começar a pensar sobre o próximo evento de sucesso.