Como para facilitar uma reunião

Atributos facilitador

• Um facilitador eficaz deve ser um bom ouvinte e comunicador. Ele deve ser capaz de julgar o tom da discussão e intervir se conversa fica muito aquecida. Ele deve estar atento. Se alguns participantes não estão participando, ele deve tato intervir para atraí-los para a discussão. Ele deve ser diplomática suficiente para mediar as divergências e firme o suficiente para manter o controle sobre o processo.

Planeamento da Reunião

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  Preparando-se para facilitar requer planejamento significativo. O facilitador precisa saber os nomes e origens pertinentes dos participantes e como conhecedor eles estão no tópico de discussão. Ele vai trabalhar com os gestores envolvidos para determinar a organização da reunião - discussão aberta ou estruturada. Ele vai garantir que o local da reunião é aceitável e que o quarto é colocado para fora de uma forma para ajudar na realização dos objectivos da reunião. Com os gestores, ele também irá determinar a duração da reunião e quanto tempo será alocado para diferentes tarefas. Ele é responsável por ter suprimentos e materiais entregues no local da reunião.

Facilitar a Reunião

• O facilitador dá início à reunião com um exercício disjuntor de gelo, apresentações dos participantes, se eles não sabem um do outro e de uma revisão das regras da agenda e terrestres. Uma vez que o grupo lança na agenda, o facilitador se torna um árbitro. É seu papel para manter os participantes envolvidos, para desengatar quaisquer conversas paralelas irrelevantes e para intervir se as discussões se tornam demasiado quente ou fora do assunto. Se houver gestores ou líderes de equipes participantes, o facilitador deve ter certeza de que eles não levam a reunião. É sua responsabilidade de manter a reunião no horário, olhando para o relógio para manter o funcionamento do processo.

Reunião de encerramento

• Quando o tempo acabar para a reunião, o facilitador precisa controlar a discussão e resumir os principais resultados e conclusões. Se houve sessões, ele deve tirar as suas conclusões no fluxo principal. Se os problemas foram resolvidos, o facilitador irá gravar o resultado. Se a reunião deve ser continuado ou os resultados passados ​​para outras reuniões, ele vai garantir que a informação flui sem problemas para eles. Finalmente, ele encerra a reunião - o árbitro que termina o jogo, depois de ter sido um participante ativo, mas não um jogador.