Como iniciar um sistema de arquivamento inquilino

instruções

1. Alfabetizar seu sistema de arquivamento inquilino pelo sobrenome. Inicie uma nova pasta, logo que um inquilino assina o contrato de arrendamento. As primeiras formas da pasta são a aplicação original assinado e uma cópia assinada da carta mover-nos.

2. Adicionar a papelada para a pasta do inquilino, conforme necessário. Inclua todos os relatórios de crédito preliminares e verificação de antecedentes e referências pessoais do inquilino para uso futuro.

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   Comprar uma máquina de cópia. Crie o hábito de copiar tudo imediatamente. Arquivar uma cópia de todas as correspondências escritas na pasta do inquilino. Se você fizer uma chamada telefónica para o inquilino que diz respeito à unidade de locação ou pagamento, fazer uma anotação rápida da hora, data e motivo da chamada.

4. Armazenar uma folha detalhe na pasta de cada inquilino e atualizá-lo conforme necessário. A folha deve incluir um gráfico no qual você nota que dia de cada mês ele paga o aluguel, o número do cheque e quaisquer encargos moratórios. Esses registros são de valor inestimável para a história de pagamento de rastreamento.

5. Reservar espaço extra na folha de detalhe para gravar o número do modelo do veículo, cor e etiqueta de licença do inquilino. Certifique-se de que você tem suas informações de contato de emergência listados em um local altamente visível na folha de chamada rápida.

6. Coloque todos os pedidos rejeitados e documentos de suporte em um arquivo separado. Manter uma "Rejeição da candidatura" Arquivo. Quando um inquilino se move, mudar a sua informação para um novo arquivo com o nome dele. Manter aplicações antigas durante pelo menos dois anos.