As vantagens de um sistema de arquivamento numérico

sistemas de arquivamento numéricos atribuir números para cada arquivo ou registro contendo informações. Numeração poderia ser extraída do próprio (ou seja, números de ordem de compra) registro, numeração arquivos na ordem de geração de registro (de 1 a 1000), utilizando a numeração de corte onde os arquivos numerados nas seções - ou categorias - como 100, 200, 300 , etc., pertencem a sub-rubricas temáticas específicas ou usando casas decimais (semelhante ao sistema decimal de Dewey). sistemas de arquivamento numéricos freqüentemente incluem um índice de arquivo para ajudar na recuperação de registros.

codificação numérica permite mudar de seções inteiras de registros, mantendo a sequência apropriada. Os registros são arquivados consecutivamente, da direita para a esquerda e de cima para baixo. arquivos Straight-numéricos são organizados em ordem consecutiva, ascendendo - menor para o maior número. arquivos Duplex-numéricos têm dois ou mais conjuntos de números, separados por traços, vírgulas ou espaços, e movidas pelo set de abertura seguido por números subseqüentes. Cronológica numéricos arquivos de índice de sistemas por ano, mês e dia. sistemas de Terminal dígitos numéricos permitem agrupar arquivos nas prateleiras, organização de arquivos pelo último número (de duas a quatro dígitos) como o elemento de depósito primário, e os registros de arquivamento consecutivamente por último número, número do meio, então primeiro número. Os requisitos de espaço de prateleira são facilmente determinada pelo agrupamento de registros por seções numéricos - 10s, 100s, 1000s de registros por prateleira ou estante. Além disso, a organização registro é ainda mais agravado pela indexação de arquivos.

sistemas de arquivamento de alto volume - arquivos recuperados e re-entrou com freqüência - combinado com etiquetas com códigos de cores fazem a recuperação do arquivo e re-prateleiras mais rápido e eliminar a confusão em que o número cai em sequência. Em sistemas de terminal de dígitos, por exemplo, o número final é codificado com uma cor, o número médio ganha uma cor separada e o primeiro número tem sua própria cor. Como o primeiro, meio e último número muda, o mesmo acontece com a cor. A cor funciona como uma pista visual para aumentar a velocidade e eficiência no depósito.

sistemas de arquivamento numéricos combinados com aumento de codificação de cores arquivamento registro e velocidade de recuperação - mesmo quando recuperando um arquivo significa referindo-se em um índice para identificar o número do arquivo - porque o arquivista tem uma consciência instantânea de localização do arquivo de grupo de arquivos. Em caso de fusões organização, onde as organizações individuais têm diferentes sistemas de numeração, os códigos numéricos não precisa ser alterado. Adicionar arquivos a sala de arquivos é mais rápido porque os arquivos numerados menores (6 dígitos) são arquivados à esquerda de arquivos com números mais altos (7 dígitos).

sistemas de arquivamento numéricos identificar positivamente registros específicos, mantendo a confidencialidade, o que é especialmente importante para medicina, clientes e funcionários registros, eliminando todos os marcadores de identidade pessoal. sistemas de arquivamento numéricos prontamente cumprir as regras do HIPAA.