Cinco ps de reuniões eficazes

A finalidade de um encontro é definido como a razão da reunião deve ser realizada, a agenda ou os objectivos-chave que precisam ser discutidos pelos participantes. Se não há problemas a serem discutidos, então não há razão para chamar uma reunião. Reuniões com nenhum propósito claro são um desperdício de tempo de todos.

O produto de uma reunião descreve o resultado desejado que deve ser alcançado quando tudo estiver dito e feito. Este não é apenas o resultado desejado da reunião, mas também os resultados desejados de quaisquer futuros projetos da empresa e mercadorias que são discutidos durante a reunião. Afirmando frente produto até da reunião mantém reuniões na pista, mantém conversas se afastasse em sujeitos que não atendam o objetivo da reunião.

Os participantes da reunião incluem somente aquelas pessoas que precisam estar envolvidos, as pessoas que há de pontos de vista ou postos de trabalho afeta diretamente a finalidade e produto da reunião. Por exemplo, a equipe médica do hospital não seria participantes de uma reunião sobre os sistemas de computador hospital. As enfermeiras e os médicos, no entanto, participar em reuniões que envolvem questões de saúde e doença ou reuniões que irão ajudá-los a obter as Unidades de Educação Continuada, CEUs, necessária para manter suas licenças até à data.

Os problemas prováveis ​​são as preocupações que possam surgir entre os participantes, os problemas que ver com o estado atual dos itens da agenda ou quaisquer problemas que prevêem com potenciais soluções levantada durante a reunião. problemas prováveis ​​incluem também captura quaisquer erros que possam ter escapado à atenção durante os preparativos para a reunião. Por exemplo, alguém está dando uma apresentação sobre possíveis soluções para os problemas listados na ordem do dia. Alguém na reunião pode perceber que um ou dois fatos estão faltando, e que esses fatos podem acabar tendo um efeito profundo sobre o resultado da reunião, ou a solução. As questões podem ser um problema com o custo de um projeto ou o tempo envolvido na conclusão de um projeto.

O processo de reunião inclui as etapas necessárias para manter a reunião no caminho certo e atingir o objectivo reuniões. Ele também poderia incluir a criação de um plano para a realização dos projectos futuros e mercadorias para mantê-los no caminho certo para a conclusão. Tendo o processo listado em etapas antes do tempo permite que todos os envolvidos uma maneira de certificar-se de que eles estão a alcançar o objectivo e resultado da reunião, projeto ou merchandising. É um meio de seguir o progresso da reunião.