Reunindo um grupo em conjunto para resolver um problema é intimidante. No entanto, quando você precisar de suporte adicional para tomar uma decisão sobre um problema, uma reunião de equipe não pode ser evitado. Isto é especialmente verdadeiro se você não tem todas as informações ou precisar a experiência de colegas de trabalho. Para reduzir a pressão de facilitar uma reunião de resolução de problemas incluem a equipe em uma discussão produtiva para chegar a uma resolução.
Prepare uma agenda de reuniões com antecedência. Delinear o que a discussão na reunião será de cerca. Resumidamente observar detalhes que precisam ser levados em consideração durante a reunião. Isso pode ser distribuído para outros membros da equipe antes da reunião. A agenda será um recurso para manter todos focados durante o debate, então traga uma cópia com você para a reunião.
Introduzir o problema que precisa ser resolvido. Descreva o problema e como ele foi descoberto. Durante esta parte da reunião é importante para dar o máximo de informações possível que levou até a reunião. Isso irá ajudar sua equipe a compreender o problema e ajudá-los a preparar-se para participar plenamente.
Fale sobre os processos atuais que têm impactado o problema e pedir feedback. Embora você está conduzindo a reunião, seus colegas de trabalho e funcionários podem ser capazes de compartilhar exemplos concretos de suas experiências. Se a discussão vai off topic consulte a agenda da reunião de trazer a discussão de volta aos trilhos. Sondar para obter informações sobre por que o processo não funciona sem atribuir culpas. Pergunte como o processo actual representa um obstáculo para a solução do problema.
Comente maneiras de melhorar o processo atual. Considerando os fatos que foram recolhidas começar a dar sugestões de como o problema pode ser resolvido. Geralmente os participantes irão expressar os impactos positivos e negativos dessas sugestões. No entanto, se a equipe não responder perguntar-lhes directamente para quaisquer opiniões. A equipe pode querer oferecer soluções adicionais que não deve ser negligenciado.
Decidir qual é a solução mais benéfica. Fale sobre o impacto de todas as opções para resolver o problema e como isso pode afetar outros. Pode haver uma discussão mais aprofundada e opostos pontos de vista sobre as soluções oferecidas. Continuar a trabalhar com os detalhes até que um consenso razoável é se reuniu com todos os participantes da reunião.
Estabelecer um plano de ação para implementar a resolução. Faça uma indicação clara de que informação e de trabalho terá de ser feito por todos os membros da equipe para ver a resolução através de completamente. Ter uma lista do que precisa acontecer vai clarificar a responsabilidade de cada membro da equipe daqui para frente.
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