Alguns trabalhos requerem viagens e outros tipos de atividades que devem ser inicialmente pagos pelo empregado, mesmo que a empresa irá reembolsar o empregado em uma data posterior. Para estas ocasiões, os funcionários precisam para compor um relatório de despesas listando todas as despesas incorridas. Requisitos para manter-se com as despesas de um relatório de despesas pode variar de empregador para empregador, mas eles são necessários para que as empresas recebem créditos para as despesas pagas em declarações fiscais anuais.
A prova legítima de pagamento
Qualquer funcionário que gasta seu dinheiro pessoal para pagar viagens, refeições ou itens que foram necessários para fins comerciais deve listar as compras e prova legítima de pagamento - como um recibo de papel. Ele também pode ser um recibo impresso das compras on-line como bilhetes de avião ou carros de aluguer.
Cópias de cheques cancelados, tanto recibos frente e para trás, ou originais de ordens de pagamento também são aceitáveis, desde que o nome do beneficiário está escrito sobre eles para indicar onde a compra foi feita. Cópias de ordens de pagamento também são aceitáveis. recibos discriminados para despesas de negócio são necessárias se você deseja receber uma dedução fiscal para as suas próprias despesas de negócio. A empresa onde você trabalha também exigirá os recibos de modo que ele é coberto no tempo do imposto.
O reembolso de quilometragem
Quilometragem reembolso não permite recibos. Portanto, um gráfico de quilometragem detalhada dizendo datas, milhas totais e propósito da viagem são normalmente necessários para reivindicar esse tipo de reembolso.
As empresas privadas podem oferecer várias quantidades de reembolso de quilometragem, mas o padrão IRS é utilizado para deduções de impostos para os trabalhadores independentes. Esta taxa muda de ano para ano, com base no preço dos combustíveis. A partir de 2010, a taxa de quilometragem padrão de negócios é de 50 centavos de dólar por milha.
Despesas isentos
A menos que seja especificamente incluída em um contrato de trabalho, existem algumas despesas que são isentos de reembolso. Embora cada empresa tem suas próprias regras, as despesas reembolsáveis são geralmente limitados a essas despesas necessárias para completar o trabalho. dormidas em hotéis para viagens de negócios normalmente seria reembolsável, mas ficar noites extra para o lazer após o trabalho estiver concluído não seriam abrangidos. Três refeições por dia estão bem para incluir no relatório de despesas, mas cervejas após o dia de trabalho termina até o bar local não é coberto. No entanto, cocktails comprado ao mesmo tempo divertido potenciais clientes é permitido em muitas situações.
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