Como escrever um relatório minutos de reunião

Chegar à reunião inicial com a agenda da reunião, lista de participantes e equipamentos necessários para registrar os minutos. Escolha um lugar perto o facilitador reunião. Sentado perto do facilitador da reunião permite a você ouvir melhor e para pedir esclarecimentos facilmente.

Pergunte se você pode usar um gravador para gravar uma transcrição de áudio da reunião. Se você tomar notas em um computador, verificar se funciona corretamente, e têm um caderno de papel e instrumentos de escrita para usar como um back-up método de anotações no caso de o computador falhar.

Registre a data e hora da reunião é chamado à ordem. Grave a essência dos relatórios dos oficiais e relatórios das comissões. Normalmente, os relatórios completos estão associadas a ata da reunião. movimentos recorde à medida que ocorrem. Incluir que introduziu cada movimento, que apoiou a moção e se a moção foi aprovada, o que é conhecido como "levado", ou falhou. Se um item da agenda é apresentada - não postas em prática durante a reunião, mas adiado para mais tarde, observe que introduziu o movimento para a tabela do item e que apoiou a moção. anúncios de discos e as datas das reuniões de acompanhamento.

Localizar ou criar um modelo de atas de reuniões. A sua organização já pode ter um modelo de atas de reuniões. Se isso não acontecer, você pode usar um dos muitos modelos hora reunião disponíveis on-line ou criar seu próprio modelo. O modelo precisa de uma linha de título, corpo e assinatura. O título inclui o nome da organização e a data, hora e local da reunião.

Criar o corpo do modelo usando a agenda da reunião como seu guia. Inclua os seguintes itens em que a parte: as estatísticas de atendimento, aprovação dos relatórios minutos última reunião, oficial e de comissões, de negócios de idade, novos negócios, anúncios e tempo de adiamento.

Verifique se o modelo inclui linhas de assinatura e linhas de data para o secretário e a autoridade de aprovação.

Prepare seus minutos usando o modelo. Elimine detalhes excessivos. Gravar o que foi decidido, quem vai fazer a ação, quando é devido e como a organização vai saber quando a ação for concluída. Depois de concluir o seu primeiro projecto, reveja transcrição de áudio da reunião para garantir que você capturou tudo o necessário. Em seguida, editar os seus minutos.

Minutos são um registro de ações que a organização toma. Não é um registro de tudo o que é dito, que é uma transcrição. Mantenha seus minutos profissional. Não inclua sua opinião, o julgamento ou interpretação. Frases como "debate acalorado" e "excelente comentário" não têm lugar em minutos de reunião profissionais. Nunca inclua movimentos que foram retiradas.

Anexar oficial e relatórios das comissões a seus minutos concluídas. Tornar o número de cópias pretendido. Se possível, distribuir a ata da reunião antes da próxima reunião, para que as adições e / ou correções podem ser feitas rapidamente.