Como escrever um manual de procedimentos de escritório

Identificar o propósito eo escopo do manual escritório você quer desenvolver. O conteúdo dos manuais de escritório geralmente cai em duas categorias: (1) como interagir com as pessoas e (2) como executar tarefas específicas, incluindo o funcionamento dos equipamentos necessários para criar, gerenciar e entregar produtos e serviços. manuais do Office também muitas vezes incluem organogramas, diretórios de recursos e formas de amostra. A complexidade de um manual de escritório é baseado em quem os utilizadores-alvo será. Se, por exemplo, o conteúdo refere-se a relação com o cliente e como processar reclamações, não faria sentido incluir capítulos sobre como uma empilhadeira opera ou como lidar com materiais perigosos.

Decidir sobre a apresentação formato que melhor se adapta às necessidades da sua empresa. Enquanto manuais de escritório são normalmente pensado como orientações impressas em papel e colocados em três classificadores com abas assunto divisor, a tecnologia tem aberto a porta para mais emocionante - assim como mais econômicas - métodos de entrega de informações. Considere-se, por exemplo, se um manual de procedimentos em linha tornaria mais fácil e mais rápido para que os funcionários acessem informações inserindo palavras-chave. Um formato eletrônico também pode facilitar o processo de atualização e revisão de conteúdo, bem como a incorporação de conteúdo de vídeo e áudio manifestações para melhorar a aprendizagem.

Faça uma lista de todos os tópicos do capítulo que você quer seu manual para resolver. Se, por exemplo, você decide escrever orientações sobre como operar várias peças de equipamento de escritório, você iria identificar seções individuais para computadores, aparelhos de fax, sistemas de telefonia, microfichas, fotocopiadoras, sistemas de gravação, porte metros e dispositivos de agrupamento. Decida se você estiver indo para escrever todo o conteúdo você mesmo ou atribuir o primeiro rascunho de cada seção para indivíduos que são bem versados ​​no assunto.

Organizar etapas processuais dos mais simples conceitos para aqueles que são mais complicadas. Considere se a inclusão de fotografias, desenhos, tabelas ou outros elementos gráficos irá complementar a compreensão do usuário do material. Fornecer um glossário de siglas e termos específicos da tarefa. Sempre que possível, dar exemplos de como preencher as ordens de requisição, reivindicações de despesas de viagem, pedidos de férias, folhas de tempo, recibos de clientes e outras formas utilizadas pela empresa.

Estabelecer um prazo para a conclusão de cada seção do novo manual. Se necessário, agendar um bloco de tempo cada dia para pesquisar, escrever, revisar e montagem de conteúdo.

Ter o conteúdo revisado por pessoal de RH e pessoal legal antes da divulgação para garantir que sua linguagem é clara, organizada e consistente com os mandatos e regulamentos estaduais e federais. Fornecer cada destinatário do manual com uma folha sign-off indicando o seu acordo a ler o material e de respeitar as suas directivas.