Políticas de escritório e funções de recepcionista

O principal dever de um recepcionista é para receber os visitantes e encaminhá-los para os escritórios ou os administradores apropriados. A recepcionista é a face pública de qualquer empresa, e deve ser amigável, útil e bem informado de todos os procedimentos e políticas de escritório. Estes podem variar de um escritório para outro. Por exemplo, uma recepcionista médica precisa saber como obter informações de seguro de cada paciente e como recolher co-paga, se necessário. Embora eles não precisam de responder a questões médicas, eles devem saber que para direcionar os pacientes a se eles têm um problema. Um recepcionista em um escritório de advocacia não deve oferecer aconselhamento jurídico, mas ela deve saber que em seu escritório tem a experiência de trabalhar com um cliente e prontamente dirigi-lo a essa pessoa.

Em alguns casos, recepcionistas são responsáveis ​​pela aplicação das políticas e procedimentos de escritório. políticas de escritório específicas irão variar de um escritório para outro, mas eles geralmente são projetados para proteger a segurança e bem-estar dos funcionários e clientes no escritório. políticas de escritório podem incluir a proibição de fumar, beber bebidas alcoólicas e engajar-se em assédio sexual ou verbal no escritório ou na área de recepção. Muitos escritórios também têm um código de vestuário básico, e exigem todos entrando no escritório de usar sapatos e roupas adequadas. Outras políticas básicas de escritório cobrir horas de operação, faturamento e como informar os clientes de quaisquer alterações nos serviços ou taxas. Como todos os funcionários, a recepcionista deve estar ciente das políticas de escritório e ter um trabalhador manual disponível em todos os momentos.

Em muitos escritórios, recepcionistas são responsáveis ​​pela apresentação de grandes quantidades de informações. Estes poderiam incluir registros dos clientes de emprego, histórias legais ou médicos, endereço e informações de contato, ou informações financeiras. Embora empregador de uma recepcionista pode ter acesso completo a essas informações, a recepcionista não deve compartilhá-lo com ninguém fora do escritório ou com pessoas não autorizadas dentro do escritório ou local de trabalho. políticas Office fornecem regras estritas sobre os clientes direito à privacidade e muitas vezes incluem penalidades para a liberação de informações não autorizadas. Porque recepcionistas são confiadas com uma informação altamente pessoal, eles devem estar cientes dessas políticas e aderir a eles em todos os momentos. Recepcionistas também deve ser capaz de informar os consumidores dos seus direitos de privacidade, e responder a quaisquer perguntas que possam ter em relação a estas questões.