Reunião planejadores lista de verificação

Você precisa decidir onde você está indo para sediar a reunião e que amenities estão associados com a instalação. Certifique-se de saber se você precisará fornecer mesas e cadeiras, a proximidade para acesso participante e os custos associados com o espaço. Se todos estes trabalhos em seu favor, o próximo passo é planejar detalhes, tais como a necessidade de preparo especial e d cor.

Um elemento importante para a realização de seu encontro é o acompanhamento de presença dos membros. Conhecendo um aproximado perto de quem está vindo vai ajudar a determinar uma série de elementos importantes de seu evento. Você vai saber se o seu local é muito grande ou muito pequeno para a sua reunião, a quantidade de comida de ordem e quantas cópias de materiais terão de estar na mão.

Se você está planejando uma pequena reunião em uma sala de reuniões ou uma grande em um centro de convenções, não é provável que seja alguma necessidade de equipamentos de áudio e visual. Um telefone de conferência para os hóspedes de chamada-in, crachás para identificar uns aos outros, e as telas e projetores para exibir apresentações são todas as coisas que você precisa pensar sobre a adição à sua lista de verificação.

Como os participantes da reunião chegar, a elaboração de uma agenda para definir a linha de tom e tempo para a reunião é útil. Outros documentos de apoio, tais como relatórios, mapas e ferramentas de marketing também deve estar disponível para os participantes. Certifique-se de ter cópias suficientes para todos. Você pode querer proporcionar aos participantes cadernos ou cadernos para anotar ideias e atribuições.

Um lembrete importante para a seção de alimentos e bebidas da sua lista é fazer um plano para permitir que os participantes para indicar as suas necessidades alimentares. Você pode ter vegetarianos, diabéticos e aqueles que experimentam alergias alimentares. Sabendo que esta informação de seus convites iniciais vai ajudá-lo a fazer pedidos de forma adequada. Outros alimentos e bebidas verificações: regras de consumo de álcool, as taxas de gratuidade e os prazos de entrega de alimentos.