Seis regras de reunião sigma

A reunião do projeto Six Sigma é um como um partido. Se você não planejar com cuidado, você pode olhar incompetente e desorganizada. A primeira regra de planejamento de reuniões Six Sigma envolve identificar as principais partes interessadas que devem participar da reunião e garantir que eles são convidados. Uma reunião só é útil se os decisores certos estão presentes. Sabe que precisa estar lá antes do tempo e se certificar que estão sobre a reunião do "lista de convidados."

Elaboração e publicação de uma agenda é uma regra fundamental para a facilitação de reuniões eficazes. Não tendo nenhuma agenda coloca a sua reunião em risco de ser um desperdício de tempo. A agenda da reunião ajuda você e seus membros da equipe se preparar para a reunião. A publicação da agenda antes do tempo permite que seus participantes a entender o que você quer realizar durante a reunião, e descreve um conjunto claro de temas, objetivos e prazos.

Reuniões pode envolver muita discussão instigante e questionar perguntar. Em algumas reuniões, o facilitador pode incentivar perguntas, mas continuar sem dar aos participantes uma oportunidade discutir o assunto. O Six Sigma Seven-Segundo regra exige que os facilitadores permitir que sete segundos para passar depois de fazer uma pergunta. A Seven-Segundo regra assegura que os indivíduos podem compreender e responder adequadamente à pergunta. Correndo o tempo de resposta pode impedir a partilha de ideias inovadoras.

quebra-gelos reuniões são uma grande ferramenta para engajar discussão em grupo, mas muitos gerentes de renunciar a atividade devido a uma percepção de falta de tempo ou interesse. Quebra-gelos são uma ótima maneira de conhecer sua equipe de projeto, promover o trabalho em equipe e incentivar a colaboração. Considere os benefícios do exercício antes de deixar cair o quebra-gelo de sua agenda. De acordo com iSixSigma, um quebra-gelo de cinco minutos em uma reunião de uma hora pode levar a 55 minutos de produtividade versus 60 minutos, tempo perdido.

Algumas discussões inevitavelmente desviar-se da agenda. O conceito estacionamento é uma maneira fácil e eficaz para obter a reunião de volta aos trilhos. Captar novos conceitos ou idéias novas que vão aparecendo durante a reunião em um pedaço de papel, quadro branco ou flip chart- esta é a reunião do "estacionamento." Depois de escrever o artigo, prosseguir com a discussão de acordo com sua agenda. Revisitar os itens estacionamento no final da reunião e decidir sobre um curso de ação. Claro, isso significa arranjar tempo na agenda da reunião para discutir estacionamento itens- cinco a 10 minutos é geralmente suficiente para uma reunião de uma hora de duração.

Delegação de funções e responsabilidades de reunião ajuda a envolver a equipe do projeto e distribuir responsabilidades de reuniões importantes. Em geral, um facilitador reunião deve ter a assistência de um marcador de tempo, escrivão, verificador de processo e apresentador. No modelo Six Sigma, o marcador de tempo relógios do relógio, os documentos escriba importantes notícias relacionadas ao projeto, o verificador processo mantém o foco reunião, e pelas ações do apresentador idéias. Alguns indivíduos podem desempenhar múltiplos roles- por exemplo, o facilitador da reunião pode também actuar como o apresentador. Você pode notificar os participantes de seus papéis e responsabilidades qualquer momento antes ou durante o capelas no entanto, muitas pessoas apreciam a antecedência mínima de um dia.

Terminar suas reuniões com um plano documentado para os próximos passos ou itens de ação de melhoria. Distribua o plano para os participantes da reunião em tempo hábil. Isso garante equipes de projeto membros ficar ciente do seu papel e envolvimento em um projeto, eo prazo para o trabalho atribuído. Um plano de ação cuidadosamente preparado elimina o mau uso de recursos valiosos. Em geral, um bom plano de acção encontro abrange as acções necessárias, que é responsável por completar a tarefa, e a data de vencimento específica da tarefa atribuída.