Documentos necessários para arquivos de pessoal

informação sobre o emprego em um arquivo pessoal normalmente vem na forma do pedido de emprego ou nova papelada aluguer. O arquivo também pode incluir uma cópia da oferta de emprego carta enviada ao empregado e um recibo assinado pelo empregado reconhecendo que ele recebeu uma cópia do manual do funcionário da empresa. Enquanto o arquivo pessoal para um empregado deve incluir uma data de nascimento para efeitos de benefícios, é ilegal para obter esta informação para usar em determinar se deve ou não contratar o indivíduo.

situação de trabalho é a documentação legal que comprova o empregado é capaz de trabalhar nos Estados Unidos. Como prova do estatuto de obra, um arquivo pessoal empregado deve incluir uma cópia do cartão de segurança social do empregado. Se o empregado não é um cidadão dos Estados Unidos, uma concluídas I-9 formulário (o non-US cidadão equivalente a um formulário W-4), uma cópia do passaporte do empregado e uma cópia do empregado `visto de trabalho deve ser incluído no arquivo pessoal do empregado.

Outro componente principal de um arquivo de pessoal refere-se a folha de pagamento. Um empregador deve manter uma forma federal up-to-date de imposto W-4. Juntamente com o formulário W-4, um arquivo pessoal também podem conter quadros de horários para os períodos de pagamento em que o empregado trabalha. Se o empregado tem dinheiro legalmente guarnecido de seus salários, a ordem judicial ou cópia da estipulação também deve estar no arquivo de pessoal.

As avaliações de desempenho são outra parte integrante de um arquivo pessoal do empregado. Estes podem incluir cópias de metas profissionais do funcionário e as avaliações de desempenho escritas pelo supervisor ou gerente do funcionário. Se apropriado, o arquivo pessoal também contém quaisquer reprimendas ou avisos que o empregado recebe durante o seu tempo com a empresa.

Se o estado em que você operar o seu negócio tem impostos estaduais, então você é obrigado a manter um formulário W-4 para retenção de impostos. Semelhante à forma de imposto federal W-4, a forma de estado deve ser mantido up-to-date e mantido no empregado arquivo pessoal como um registro de backup para deduções adequadas de salário do empregado e em caso de auditoria pela Receita Federal ou o agência de imposto estadual.