Empresas de todas as formas e tamanhos têm reuniões, quer se trate de uma empresa global de lançar uma unidade de vendas de bilhões de dólares na Europa ou uma pequena empresa familiar de decidir atualizar seu estoque. tomada minuto é normalmente um componente essencial de reuniões da empresa, dando às empresas um registro preciso de eventos importantes, como votos dos accionistas, disputas de trabalho e discussão de estratégias futuras.
Coisas que você precisa
- Bloco de notas e caneta
- Gravador ou gravação dispositivo
Examinar a agenda da reunião anterior. Pode ter havido pontos levantados que precisam de acompanhamento na reunião atual. Sabendo estes temas antes da reunião permitirá que você levar em informação mais rapidamente e tomar notas breves.
Tape o encontro com um dispositivo de gravação se você acha que pode lutar para manter-se com as discussões. Gravando a reunião significa que você pode transcrever os pontos relevantes mais tarde com menos restrições de tempo.
Sente-se perto da pessoa que preside a reunião. Isso permitirá que você para pedir esclarecimentos sobre quaisquer questões levantadas que você encontra ambíguas ou sem substância.
Escrever a data e hora à frente do seu notebook. Faça uma nota da pessoa que preside a reunião, o minuto tomador (você mesmo) eo local.
Liste todas as outras do que o presidente e mesmo os participantes. Passar em torno de uma folha de papel e peça a cada participante para preencher em seu nome. Esta informação pode então ser transcrito para o seu pleno minutos mais tarde.
Mantenha o controle da agenda da reunião. As reuniões geralmente têm pontos numerados para discussão. Conversas muitas vezes pode sair pela tangente no entanto, o que significa que os itens ficam esquecidos ou são discutidos fora da sequência. Atenha-se aos números na agenda e nota-los como eles são discutidos, mesmo fora de seqüência.
Documentar quaisquer movimentos feitos relativas a decisões sobre regras ou direção futura empresa. Liste as pessoas que propõem movimentos e, se a votação tem lugar, ficha quem e quantos votaram a favor da moção. Documentar como o movimento foi realizado, também, seja pela confirmação verbal, mostra das mãos ou votação secreta.
Escreve-se os minutos, o mais rapidamente possível após a reunião. A informação é susceptível de ser fresca em sua mente, para que possa recordar mais detalhes do que se você deixou isso para um momento posterior.
Grave o seu próprio nome no final do documento para que os colegas podem contatá-lo com perguntas sobre o índice.
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