Componentes de um sistema de folha de pagamento

Durante o processo de contratação, as empresas devem recolher informações tais como o seguro médico e W-4 formas para determinar o que deve ser deduzido do salário de um empregado. Essas formas também fornecem empregadores com informações cruciais, tais como número de segurança social do empregado e seu valor retido na fonte para efeitos fiscais federais e estaduais. O sistema também deve rastrear e mudanças no processo feitas ao estatuto do funcionário isenção de impostos, pensões, planos de seguros ou fundos de aposentadoria.

Como parte do processo de contratação, os sistemas de folha de pagamento incluem um componente que designa qual os empregados são a tempo inteiro, a tempo parcial e empreiteiros. Classificando os trabalhadores em um sistema de folha de pagamento é importante, pois os tributos governamentais elevadas multas sobre as empresas que categorizam empregados incorretamente.

Sem o conhecimento do número de horas que um empregado tenha trabalhado, os empregadores não podem determinar o que para pagar um funcionário. Enquanto alguns trabalhadores recebem um salário, outros são compensados ​​por hora ou designado como funcionários nonexempt. sistemas de folha de pagamento incluem informações do quadro de horários ou áreas onde horas de trabalho por hora e nonexempt são gravados e revisados ​​para precisão. A informação pode ser recolhida através de um relógio de ponto informatizado, relógio selo cartão perfurado ou papel quadro de horários.

Embora o IRS fornece às empresas tabelas de imposto para calcular as retenções de funcionários, fornecedores e sistemas informáticos da folha de pagamento também pode fornecer essa informação. Os empregadores devem considerar ganhos no ano-to-date anuais, níveis salariais e benefícios fiscais quando resumindo os impostos aplicáveis. Além disso, os sistemas de folha de pagamento deve calcular as deduções feitas através de planos de pensão, 401 (k) s, planos de seguros, contribuições sindicais e garnishments. O departamento da folha de pagamento também monitora empréstimos e outras deduções que têm montantes máximos e cessa deduções de salário quando o montante total foi reembolsado.

O registro da folha de pagamento resume os ganhos do empregado e informações dedução em uma entrada de diário que é inserida no razão geral para fins contabilísticos e de pesquisa geral. registros da folha de pagamento também são usados ​​para criar relatórios fiscais. Estes documentos são preparados pelo pessoal da folha de pagamento ou gerados utilizando sistemas de computador da folha de pagamento.

Ocasionalmente, as empresas emitir cheques de pagamento manuais para empregados entre períodos de pagamento por causa de rescisão ou um erro de folha de pagamento. sistemas de folha de pagamento deve levar em conta a quantidade de verificação no registro da folha de pagamento para fins fiscais e relatórios. Isso garante que montante retenção de imposto do empregador está reconciliado com as deduções dos empregados.