Desenvolvimento de procedimentos de escritório beneficia o seu escritório ou empresa, ajudando você e sua equipe de gestão para padronizar as operações específicas. procedimentos de escritório ajudar na manutenção de um serviço de excelência e servir como um guia que fornece as informações necessárias para garantir a qualidade do serviço. Criando procedimentos claros e precisos é viável, seguindo a sequência simples de planejar o conteúdo, escrever os procedimentos, produzindo um manual ou guia e acompanhamento de todas as revisões feitas aos procedimentos. procedimentos de escritório pode ser escrito para uma função de escritório específico ou para a gestão de todo o escritório.
Coisas que você precisa
gravador de fita (opcional)
processador de Notebook e palavra
Calendário ou programador
Anote porque você está escrevendo os procedimentos e quem vai usar os procedimentos. Identificar a frequência com que os procedimentos ou seções dos procedimentos, será usado. Ser específico ajuda você a se concentrar e estruturar o esforço de documentação.
Criar um calendário para a recolha de informações sobre o que as tarefas são realizadas e com que frequência as tarefas são concluídas. Entrevistar especialistas desempenho de tarefas e registrar os passos realizados para completar cada atividade dentro de uma tarefa. Se criar os passos a partir do zero, desenhe um fluxograma simples dos passos pessoal seguir do começo ao fim para completar a tarefa.
Determinar quando o documento será entregue e se ele estará em um papel ou em formato online. Para fins práticos, os procedimentos em papel são ideais porque eles servem como um guia de referência fácil e são úteis durante o treinamento de procedimento. Tendo uma estrutura de arquivo e convenções de nomeação de arquivos simples é útil ao criar procedimentos.
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Divida os procedimentos em seções de acordo com a função. Criação de tarefas específicas de função atribui um papel e uma responsabilidade a uma pessoa ou departamento, que deve completar a tarefa.
Escreva os passos processuais necessários para concluir cada tarefa. Usando as notas da entrevista, escritos ou registados na Etapa 2, descreva a atividade em sequência para que qualquer pessoa seria capaz de completar a atividade e tarefa com êxito. Depois de documentar completamente as tarefas, executar uma verificação ortográfica e revisar o conteúdo completo. É ideal para ter um ou dois peritos verificar o projecto de documento de precisão.
Faça as correções necessárias e produzir um segundo, ou final, projecto. Tendo em mente a sua data de entrega de documentos, execute uma verificação final do documento e, em seguida, produzir o documento final para impressão ou de referência online. Tem a cópia colocado em um fichário para substituição de página fácil quando as atualizações são feitas.
dicas & avisos
A utilização de qualquer informação ou tarefa fluxogramas existentes irá reduzir o tempo necessário para completar o desenvolvimento de procedimentos e ajudar a garantir que os erros operacionais são minimizados.
Em média, leva cerca de seis semanas para concluir o processo de documentação e avaliação.
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