Sugestões sobre como melhorar os procedimentos de escritório

Pesquisar as áreas da organização que não são claras, escrevendo uma pesquisa e levantamento de pessoal. Pergunte aos funcionários o que eles não são claras sobre, se é o seu papel e responsabilidades, que se reportam, ou como fazer certos procedimentos corretamente.

Criar um manual de empregado com base no que os funcionários precisam de esclarecimentos sobre. Também incluem as políticas da empresa padrão, incluindo informações sobre o ambiente de escritório. Os funcionários precisam saber que documentos devem ser apresentados em tempo hábil, para endireitar suas mesas antes de sair do trabalho, e fazer a sua parte para criar um espaço de trabalho limpo.

Criar procedimentos operacionais padrão, ou SOPs. SOPs são instruções que definem a quem, o quê, onde, porquê e como de cada tarefa escrita. Criar um SOP para cada tarefa que você quer funcionários a seguir. Incluir um parágrafo de resumo sobre o processo, passo a passo sobre como fazê-lo, e uma lista de recursos se eles precisam de mais informações. Incluir uma data no futuro, de 6 a 12 meses de distância, quando este SOP serão revistos e actualizados. Também incluir o nome e detalhes de contato para a pessoa na organização que é responsável por esse procedimento - de que maneira, a equipe sabe quem contactar para obter mais informações. Coloque todos os SOPs em um caderno e tornar esta acessível a todos os funcionários para que eles fiquem um procedimento se eles precisam para verificar alguma coisa. Escrever novos POPs para novos procedimentos que surgem e adicioná-los ao livro.

Dê o manual do funcionário para todos os funcionários atuais, logo que ele for concluído e aos novos empregados quando eles são contratados. Os funcionários podem melhorar a forma como o escritório é executado se eles sabem o que é esperado deles.

treinar funcionários em todos os SOPs que lhes são aplicáveis. Ter a pessoa da equipe que é responsável pelo comboio procedimento de outro pessoal one-on-one ou em grupo. Treinar o pessoal em todos os procedimentos após serem desenvolvidas, para que a equipe são claras sobre o que se espera deles ao fazer esse procedimento.

Realizar uma limpeza all-dia equipe para obter o escritório organizado. Isso não deveria ter que ser feito com frequência. Depois de ler o manual do funcionário e sendo treinados sobre os novos POPs, a equipe deve ter uma ideia clara do que fazer.