A maneira em que você informa um cliente que você não vai mais servi-lo pode fazer ou quebrar a reputação da sua empresa. Os clientes podem facilmente expressar suas opiniões sobre você e sua empresa na Internet, por isso mesmo se ele tem sido consistentemente rude ou exigente, você deve comunicar a sua mensagem sem ser desrespeitoso. Escrever uma carta para o cliente é a melhor maneira de dar a notícia porque lhe dá tempo para pensar sobre o que dizer e ele salva o cliente a partir de uma cena pública embaraçoso.
Endereço da carta para o cliente e escrever que a partir de data de hoje a sua empresa não será mais capaz de servi-lo. Use uma linguagem simples, clara e firme para que o cliente entende que esta decisão é final e não está aberto para negociação, argumentação ou suplicante.
Abordar a razão por que você fez essa decisão, concentrando-se sobre os aspectos positivos na situação em vez dos negativos. Use uma razão geral e não entrar em detalhes. Por exemplo, se você está deixando ir ao cliente porque ele é verbalmente abusivo em relação a seus empregados, não escrever que ele é rude. Em vez disso, diz que sua empresa não é capaz de acomodar as suas necessidades e que ele seria melhor servido por outra empresa. Na realidade, o cliente é "necessidades" envolver a sua atitude consistentemente agressivo, mas você está deixando-o pensar que você fez essa decisão com os seus melhores interesses em mente.
Como alternativa, use uma razão de negócios mais específico. Por exemplo, você poderia dizer ao cliente que a sua base de clientes está crescendo tão rapidamente que já não são capazes de fornecer um serviço de qualidade a todos os seus clientes e, como resultado, você tem que deixar alguns vão. Se você precisa deixar ir um cliente exigente, que ocupa muito do seu tempo, dizer que você não pode atender seu tempo precisa para satisfazer suas expectativas.
Oferecer alguma orientação ou pelo menos melhores desejos. Você poderia, por exemplo, dar ao cliente uma referência para outra empresa local que fornece um serviço semelhante ao seu. Isso funciona especialmente bem se você está cortando os clientes, porque o seu pequeno negócio não pode acompanhar a demanda. Os clientes serão mais compreensão se parecem dispostos a ajudá-los a encontrar um substituto. Se você está deixando ir ao cliente por causa de sua má atitude, no entanto, não se referem a ele para concorrentes como eles não deveriam ter que lidar com ele também. Em casos como estes, simplesmente fechar a sua carta, dizendo algo como "Eu te desejo o melhor."
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