Como executar uma reunião

instruções

1. Estabeleça metas. Todas as reuniões devem ter um propósito. Antes de sua reunião, decidir o que você quer realizar neste sentar. Ao compor o seu objetivo, escrever uma declaração concisa e de fácil compreensão, tais como, "Para selecionar uma campanha publicitária para o quarto trimestre."

2. Prepare uma agenda. Listar todos os temas que deseja discutir na reunião na ordem em que você deseja para discuti-los. Adicionar uma maior clareza à sua agenda, colocando uma quantidade estimada de tempo ao lado de cada item para discutir, ajudando a garantir que você não incluiu muitos itens.

3. Compartilhe seu objetivo e agenda antes da reunião via e-mail. Ao compartilhar tanto a finalidade da reunião e agenda com aqueles que estarão presentes com antecedência da sua chegada, você permitir-lhes para se preparar mentalmente para a reunião, bem como dar-lhes a oportunidade de vir preparado com a papelada ou outros materiais pertinentes ao planejado tema.

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   Estabelecer papéis. Escolha um indivíduo para servir como secretário e pedir esta pessoa para tomar notas como a reunião progride. Atribuir outro participante da reunião para atuar como guardião do tempo. Este indivíduo irá manter um olho no relógio e ajudar a garantir que você siga sua cota tempo previsto para cada item da agenda. Declare-se o moderador da reunião e assumir a tarefa de mover através dos pontos da agenda de uma forma atempada e eficaz.

5. Retomar o controle da reunião, se ele desliza para fora do seu alcance. Especialmente se um participante em sua reunião tem uma tendência a levar reuniões extraviados, é vital que você exercer o seu poder como o líder da reunião e manter a sessão em curso. Para fazer isso de forma eficaz, educadamente lembrar o indivíduo tentando sequestrar a reunião da razão para a reunião e pedir-lhe para salvar suas preocupações de lado para discussão em um momento posterior.

6. Atribuir tarefas. Como você se move através de sua discussão e decidir sobre as coisas que precisam fazer, atribuir essas tarefas no local. Além disso, definir uma data limite para a conclusão de cada tarefa, melhorando as chances de que a tarefa realmente é feito. Peça aos minutos tomada de reuniões individuais para anotar essas atribuições de tarefas.

7. Concluir a reunião no horário. Se você permitir que a reunião para passar seu ponto final programada, você provavelmente vai descobrir que muitos dos participantes verificar mentalmente fora do sentar. Se você chegar ao fim do seu tempo alocado e você tem itens ainda para discutir, mesa-los para uma data posterior, por respeito para aqueles que deram o seu tempo para participar da reunião.

8. Compartilhar minutos após a reunião. Enviar e-mail a ata da reunião juntamente com um agradecimento aos participantes pela sua cooperação e dedicação com 24 horas do fim da reunião. Se você atribuiu muitas tarefas durante a reunião, incluir um lembrete educado para os participantes a seguir com os itens atribuídos.