Como planejar uma convenção

objetivos de uma organização para uma convenção nem sempre são as mesmas que as metas do participante convenção. Saiba razões da organização para sediar a convenção. Pode ser para atrair e reter membros, gerar lucros, fornecer aos membros conselho e do comitê com uma vantagem de férias ou gerar publicidade da mídia para a organização.

Depois de saber seus objetivos estratégicos, definir seus objetivos táticos para alcançá-los. Estes podem incluir a escolha de seminários e alto-falantes para atrair tipos participante específico, tendo uma feira produtoras de receitas, acrescentando actividades cônjuge para aumentar a participação, a organização de eventos sociais, como um torneio de golfe ou de cruzeiro no rio, tendo um banquete de premiação ou a realização de uma votação anual de a adesão. Seu plano de marketing deve incluir a publicidade, relações públicas, estratégias de mídia promocionais e sociais para promover a convenção.

Determine objetivos financeiros da organização para a convenção, e rever seus números. Você pode ser limitado a um orçamento específico, se a convenção é um gasto. A organização pode ter uma meta de lucro, ou você pode ser autorizado a gastar com base em sua receita esperada. Criar projeções com base na receita de registro e patrocínio otimistas e conservadoras.

Em seguida, programar a sua agenda de eventos. Escolha a sua data, local e atividades. Muitas convenções têm um tema que explica objetivo geral do evento e ajuda a atrair participantes. Talvez seja necessário solicitar a entrada em datas e locais potenciais de sua placa ou participantes e realizar visitas a vários locais antes de escolher um. Analisar as informações sobre convenções anteriores para aprender sobre locais, assiduidade, desempenho financeiro e participante e patrocinador feedback. Criar um calendário que começa com participante check-in e define agenda de cada dia.

Comece locais contactam, alto-falantes, fornecedores, opções de entretenimento, empresas audiovisuais, impressoras e empresas de viagens. Determinar como lidar com marketing, inscrições, patrocínios, emblemas, check-ins, estandes de feiras, sacos de presente, livros de programas e páginas do site. Enviar pedidos de propostas de fornecedores externos, tais como resorts, fornecedores, campos de golfe e agências de viagens. Montar sua lista de fornecedor desejado e os custos.

Prepare um documento que mostra a sua placa ou convenção juntar o seu plano para a convenção. Adicionar o seu entendimento dos objetivos da organização e como você pretende atingir esses objetivos. Fornecer uma agenda do evento com um horário diário detalhado. Apresentar um orçamento completo. Explique por que você selecionou o tema, localização, temas do seminário, palestrantes e atividades sociais. Justificar a sua presença, despesas e de receitas projeções com base na sua investigação.