Como organizar seu escritório carga de trabalho

instruções

1. Estabelecer um sistema de arquivamento - de papel eletrônico e - de modo que você pode dispensar prontamente com informações quando tiver terminado sua revisão. Muitos profissionais de negócios são "stackers mestre," o que significa que eles tendem a acumular-se pilhas de papel que, eventualmente, sobrecarregam-los. Faça um compromisso de trabalhar em um projeto e, em seguida, quando estiver pronto, prontamente arquivá-la. Para arquivos de papel, estabelecer um sistema de arquivos com código de cores, com cada cor que denota uma mensagem significativa para você. Por exemplo, implementar um sistema de hierarquia de três cores no qual os meios verdes "prioridade máxima," amarelo significa "prioridade moderada" e meios vermelhas "baixa prioridade. Ou, para reduzir o número de arquivos em sua mesa, use um sistema de duas cores. Seguem a mesma lógica para criar um sistema de computador de arquivamento.

2. Crie um diário lista de tarefas e mantê-lo com você em todos os momentos para mantê-lo concentrado e no caminho certo. Cruz fora tarefas como você completá-los. Da mesma forma, manter um calendário com você em todos os momentos, cruzar a dois, se necessário. Rever a sua lista de coisas a fazer no final de cada dia e no início de cada novo dia para cimentar as suas obrigações diárias em sua mente.

3. Estabelecer limites de tempo e prazos para cada uma dessas tarefas, sendo otimista, mas também realista. Seja particularmente vigilante sobre o tempo que você colocar para ler e responder a e-mails, como é incrivelmente fácil de ser sugado para o demorado "vortex e-mail." Marcar os seus e-mails com "prioridade máxima" mensagens para ajudar a focalizar seus esforços - e então decidir se deve ou não responder adequadamente.

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   Comece telefonemas e reuniões com uma estimativa da sua duração - e, em seguida olhar para o relógio e manter o plano. As pessoas vão respeitar sua disciplina se você dizer algo como: "Como eu sei que estamos todos ocupados, vamos tentar o nosso melhor para manter este telefonema ou reunião para 30 minutos."

   

5. Estabeleça limites para os colegas de trabalho que podem tentar o enlear em um almoço prolongado ou uma conversa prolongada sobre a sua data cega terrível na noite anterior. Enquanto alguns interação social é importante para a construção de relacionamentos entre colegas de trabalho, tome cuidado para que ele não fique fora de mão e jogar uma bola curva em seu dia de trabalho de outra forma bem estruturada.

6. Reconsidere multitarefa. Você pode pensar que falar ao telefone, escrever um e-mail e analisar uma proposta de marketing faz de você um empregado super, mas, na verdade, você pode estar difundindo sua atenção e em vez disso estão sendo contraproducente. Se você deve, forçar-se a concentrar sua atenção em uma tarefa ao mesmo tempo e comparar os resultados com o modo multitarefa de organizar sua carga de trabalho.

7. Avaliar a sua carga de trabalho atual antes de concordar em assumir novas responsabilidades. Embora muitos funcionários assumem que eles devem intensificar e nunca dizer não a tais pedidos, considerar cuidadosamente se você tem tempo para completar as tarefas e se eles podem ser realizados de acordo com seus próprios padrões elevados.

8. Consulte o seu supervisor para assegurar que você está no caminho certo com o seu plano para organizar seu escritório carga de trabalho. rever o seu "plano de ação" e pedir feedback.