Comunicação eficaz com os funcionários é um dos desafios de ser um gerente. Ao contrário de uma conversa pessoal, em que a mensagem pode ser adaptado para a pessoa que recebe-lo, quando você fala com os funcionários como um todo, você deve falar em um estilo que é apropriado para todos. Isto pode ser particularmente difícil quando se escreve uma nota negativa - que é crítico ou que proporciona uma má notícia. Penning tal missiva requer o gerente para ser direta, mas também discreto. O objetivo deve ser o de incentivar seus funcionários a mudar suas ações sem gerando sentimentos ruins.
Entregar a má notícia em primeiro lugar. Ao escrever um memorando negativo, é geralmente melhor para chegar ao más notícias imediatamente. Incluindo uma quantidade significativa de chumbo-up para a mensagem tem vários inconvenientes: em primeiro lugar, ele pode fazê-lo soar como você está stalling- segunda, alguns funcionários podem parar de ler antes de chegar ao ponto-do memorando e em terceiro lugar, se a mensagem foi antecipados, muitos funcionários vão pular a introdução de qualquer maneira. O tom desta seção deve ser simples, e os fatos definidos claramente. Tente evitar a raiva ou negatividade excessiva.
Oferecer incentivo. Depois de ter estabelecido a má notícia, mudar o tom e foco de sua nota de modo que é um pouco mais otimista. Se a sua carta tem sido fundamental, oferecer palavras de elogio e incentivo. Se você entregou notícias desagradáveis, enfatizar o positivo. O objetivo de seu trabalho como gerente é liderar, uma tarefa que não é mais vital do que em tempos de dificuldades.
Apresentar uma solução. Um dos dilemas que os funcionários muitas vezes enfrentam ao receber uma nota negativa é não saber qual ação o seu supervisor quer que eles a tomar agora. Na terceira e última parte da carta, delinear um curso de ação claro que os funcionários podem tomar para melhorar a situação. Esta instrução deve fornecer passos claros para os funcionários e devem ser entregues em um tom otimista.
Leia em voz alta. Antes de enviar o memorando, você deve olhar sobre ele e, em seguida, lê-lo em voz alta. Leia em voz alta para si mesmo em primeiro lugar e depois para pelo menos uma outra pessoa que pode fornecer feedback. Ouça com atenção a suas próprias escolhas de palavras e tentar ouvir qualquer linguagem que pode ser mal interpretada. Depois de ter feito estas correcções, a carta deve ser revisto para a gramática, pontuação e ortografia - para mostrar a seus empregados que você escreveu a carta com cuidado.
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