O mundo dos negócios está cheio de reuniões longas, chatas, desmedido. Se a reunião for focado e direto ao ponto, todos que atende irá apreciá-lo. Quer se trate de uma reunião semanal da equipe ou uma conferência do setor, planejamento e preparação pode fazer a diferença entre uma sessão produtiva ou um casal tedioso de horas.
Ter um objetivo
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A reunião irá mover mais rápido e ser mais focado, se você tem um motivo para segurá-la. Mesmo que seja uma reunião semanal regular, que será mais produtivo se você tem um objetivo específico. Elaborar uma agenda tocando sobre os tópicos que pretende cobrir. Atenha-se a ordem do dia: Se alguém traz à tona um tema não relacionado, dizer-lhes para falar sobre isso com você após a reunião acabou.
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Não convide pessoas que não precisam estar lá. Se tudo que você precisa de alguém é uma atualização sobre o seu mais recente projeto, você pode conseguir isso em um e-mail. Mantendo a reunião para um tamanho razoável mantém as coisas mais ordenada e focado. Ele também libera mais pessoas para fazer o trabalho produtivo.
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Mande sua agenda antes da reunião, para que todos saibam o que esperar. Se você chamar a reunião para lidar com um desenvolvimento recente - uma mudança na lei, um atraso do projeto - incluem as informações de fundo com a agenda. Dessa forma, todo mundo vai ser até a velocidade e você tem mais tempo na reunião para abordar o desenvolvimento.
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Encontre um quarto que é grande o suficiente para que todos que atende pode acomodar-se confortavelmente. Espremendo as pessoas ou a caça para cadeiras é perturbador, desconfortável e faz você olhar despreparados. Confirmar o quarto tem todo o equipamento que você precisa e que está em condições de funcionamento. Isto é particularmente importante se a reunião inclui uma apresentação de slides ou se alguém vai participar por telefone ou videoconferência.
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Agendas não são mágicos. Lotes de reuniões começam com um objetivo, então os participantes desviar em tangentes. Se você está hospedando, é até você para guiar o navio de volta ao curso. Se seus convidados incluem clientes ou alta gerência, você vai ter que fazer isso com um toque delicado, mas precisa ser feito. Encerrar a reunião no horário agendado.
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Você não quer para executar tal um apertado reunião todos se sintam como se estivessem em campo de treinamento. Dispor de uma oferta de lanches e bebidas não alcoólicas. Permitir algum tempo no início de conversa fiada, como as pessoas, naturalmente, aproveitar a aproximar-se uns com os outros. Só não deixá-lo correr para o ponto atrasa o negócio na mão.
Convide seletivamente
Preparar seus participantes
Encontrar o espaço certo
Orientar a Reunião
Ajudar as pessoas a relaxar
Referências
recursos
- Crédito da foto Pinnacle Pictures / Photodisc / Getty Images
Maneira correta de escrever as atas das reuniões