Como escrever um memorando de Formação

Um memorando é uma ótima maneira de atualizar um documento existente.

Quando você precisar atualizar um manual de treinamento, processo de negócio ou manual, o veículo perfeito é um memorando de treinamento. O formato memorando permite que você direcione seus destinatários e incluir informação oportuna follow-up, e é especialmente útil em situações em que novas considerações legais ou passos necessários foram adicionados a um processo existente. Seguindo alguns passos simples, você pode garantir que a sua nota comunica suas idéias com clareza e de forma sucinta, evitando armadilhas comuns.

Identifique o seu público. Isso ajudará você a incluir a informação mais pertinente para o memorando. Por exemplo, se você está escrevendo para explicar como usar o novo copiadora no terceiro andar, não enviar o memorando a todos os funcionários no edifício. Ou se uma nova lei vai afetar o modo como depoimentos são tomados em um escritório de advocacia, você não precisa incluir a equipe de manutenção.
Introduzir o seu tópico. O primeiro par de linhas devem permitir que seus leitores saber por que esta nota é importante para eles. Deixe-os saber o que o processo antigo era, ou que processo atual esta actualização aplica-se, bem como a razão para a atualização.
Delinear as novas etapas ou requisitos. Use apenas um nível de posições e manter suas explicações concisa e focada. Incluir as informações atualizadas, bem como todos os passos anteriores ou processos que não devem continuar a ser seguidos ou realizadas.
Incluir uma linha de tempo. Claramente deixar o seu público sabe quando a nova política entrará em vigor. Se é uma mudança imediata, estado claramente se houver qualquer período de carência ou processo de transição para o procedimento anterior. Por exemplo, se há um novo formulário para solicitar uma licença de ausência, permitir que os funcionários sabem o que vai acontecer aos pedidos que já estão sendo processados.
Fechar com passos de acompanhamento. No final do seu memorando, deixe o seu público sabe o que devem fazer se eles têm perguntas que não foram respondidas em seu documento. Isso pode incluir um link para a documentação adicional, ou um número de contacto que possam chamar. Se a sua nota de treinamento é parte de uma série de atualizações, estado em que a próxima atualização estará pronto.