Como escrever um manual de orientação empregado

Identificar a finalidade e âmbito do manual. É a andar o recém-chegado através do processo passo-a-passo de realizar tarefas específicas? É para apresentá-la a história corporativa e políticas, regras de comportamento adequado e as formas e procedimentos padronizados de acordo com a assiduidade, férias e licença médica? Ou é uma combinação de ambos?

Delinear a lista de tópicos a serem abordados no manual e determinar se você quer escrever o manual inteiro sozinho ou delegar seções do mesmo para pessoal qualificado. Esta decisão será baseada na complexidade do trabalho, bem como a frequência com que o manual precisa de ser actualizado para acompanhar o crescimento da empresa e da introdução de novas tecnologias.

Coletar e fotocopiar documentos existentes para inclusão no manual. Estes irão incluir itens como as especificações de trabalho para a posição do novo empregado, formulários padronizados, a declaração de missão da empresa e / ou último relatório anual, um organograma, um plano de chão do escritório, uma lista de funcionários, juntamente com seus títulos e sua telefone do escritório números, as políticas de assédio sexual, e talvez uma cópia do último boletim da empresa.

Determine quais tópicos devem ser escritos a partir do zero. Por exemplo, funcionários que não só são novos para a empresa, mas também novo para a cidade pode apreciar uma lista de restaurantes, lojas e correios. Se existem tradições não escritas que seriam interessantes para os novatos a conhecer, este seria um bom lugar para mencioná-los. Por exemplo, talvez haja uma potluck divisão realizada uma vez por mês de mês para celebrar aniversários, ou talvez há uma aula de yoga no local, que se reúne a cada sexta-feira durante a hora do almoço.

Solicitar o conselho de alguns de seus colaboradores mais recentemente contratados. Peça-lhes que tipos de materiais que teria sido útil ter em seu primeiro dia e como eles foram sobre encontrar as informações que precisavam.

Incluir uma carta de boas-vindas do supervisor do funcionário ou até mesmo o presidente da empresa. Esta carta deve incentivar o destinatário a contribuir com ideias para o manual, se vê caminhos que o conteúdo pode ser melhorado e / ou expandidos.

Soletrar as regras do que constitui um comportamento escritório apropriado. Você pode querer incluir proibições, por exemplo, sobre o uso de telefones de escritório para chamadas pessoais, navegar na Internet, enviar e-mails externos, ou dirigindo um veículo da empresa para executar recados. Se mesa ou no escritório do funcionário está à vista de clientes da empresa e visitantes, você também terá de estabelecer regras na medida em obras de arte, plantas, artigos de mesa, fotografias, rádios, etc.

Definir o que o código de vestuário empresa é.

Organizar todos os materiais em uma pasta de 3-anel que podem ser dadas ao empregado no primeiro dia de trabalho.

Recrutar pares de olhos extra para revisar o conteúdo completamente.

Incluir uma folha sign-off para o funcionário a reconhecer que ela tenha recebido o manual de orientação e que ela será responsável por revisar todos os materiais dentro.