Como tomar minutos a uma reunião de negócios

Escolha suas ferramentas

• Quando se trata de escolher as ferramentas, selecione aqueles que funcionam melhor para você e lhe permitirá ficar em cima do que está acontecendo na reunião e tomar notas coerentes. Para algumas pessoas, isso é um laptop ou um tablet por computador para os outros, é um caderno e caneta. Ter um dispositivo de gravação, como um gravador de voz ou um smartphone com um aplicativo de gravação também pode ajudá-lo a rever a reunião posterior. Se você estiver usando um smartphone, tablet ou computador, desligue todos os sons, jogos ou aplicações de mídia social para que você não são interrompidos durante a reunião. Essas ferramentas podem ajudá-lo a tomar notas mais rápido - mas você deve sempre ter um notebook e algumas canetas ou lápis na mão como um backup.

Usar um modelo

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  Desenvolvimento de um modelo pode ajudar a poupar tempo, pois você não terá que gastar preciosos momentos durante a reunião de escrever os temas discutidos. programas de computador, incluindo o Microsoft Office, oferecem modelos de reunião de negócios que você pode usar - ou você pode desenvolver seu próprio documento em branco utilizando a agenda de receber antes da reunião. Estes modelos têm tipicamente que incluem secções "Os participantes," "Itens de ação," "Novo negócio" e assim por diante, mas verifique com seu empregador para descobrir se quaisquer outros itens são necessários, tais como os nomes dos acionistas presentes, os nomes dos convidados e o local da reunião. Na parte superior de cada secção, criar uma pequena caixa com a palavra "Tempo" nele, assim você pode anotar o tempo que a seção começou. Em um computador, salvar o modelo no Word ou outro formato editável, deixando alguns espaços em branco em cada seção. Se você estiver criando um modelo para imprimir e depois preencher à mão, deixar um amplo espaço em cada seção. Quando você escrever notas com pressa, muitas vezes você vai escrever maiores e ocupam mais espaço do que você faria se você tivesse mais tempo.

O que incluir eo que deixar de fora

• A fim de tomar minutos em uma reunião não é para registrar cada coisa que as pessoas discutem, mas em vez de gravar as coisas que aconteceram, sugere "Regras de Ordem de Robert," um pequeno livro que descreve como lidar com reuniões parlamentares. Este livro é frequentemente usado por organizações sem fins lucrativos e empresas como um guia para a execução de reuniões. Em termos de notas da reunião, não perca seu tempo escrevendo para baixo cada alguém argumento apresentado a favor ou contra uma ação determinada empresa, por exemplo. Quando alguém faz um movimento, por exemplo, escrever o texto exato do movimento, que o fez, e os resultados finais da votação. Você não, no entanto, precisa anotar comentários de todos a favor ou contra o movimento. Quando alguém faz um relatório, anote que fez o relatório, o nome do relatório, um breve resumo do relatório, e as medidas tomadas. E uma vez que você está tomando "minutos," Também escrever o tempo que a decisão foi tomada, bem como o tempo começou pessoas discutindo o item.

O desenvolvimento de uma Taquigrafia

• Mesmo que você não está escrevendo para baixo cada única coisa que aconteceu, por vezes, a ação na reunião pode ir mais rápido do que você pode manter-se. Quando isso acontece, usar sua própria taquigrafia. Por exemplo, você pode usar abreviaturas de palavras comuns de negócios, tais como "MGMT" para a gestão ou "estímulo" para o produto ou a produtividade. Use iniciais para as pessoas envolvidas no encontro, como "JS" para John Smith. Símbolos como um ponto de interrogação também pode ser abreviada para "questão." Por exemplo, você pode escrever "JS?" para indicar que John Smith fez uma pergunta. Desenvolva seu próprio abreviada e, em seguida, traduzi-lo em termos que todos podem entender antes de publicar as notas da reunião.