Uma separação efectiva das funções

A principal tarefa que precisa ser mantidos separados de outras tarefas é a manipulação de ativos. Isso envolve a armazenagem de produtos em um armazém e entregá-los aos clientes, bem como as transacções em dinheiro. Contabilidade, em que um secretário registra uma compra, deve ser separada da revisão, quando outro funcionário reconcilia transações e confirma a sua exactidão. O trabalhador que autoriza uma ordem de compra não deve ser o mesmo trabalhador que envia o cheque para o fornecedor.

uma separação efectiva das funções requer pelo menos dois empregados, e de preferência três, para cada tarefa que envolve o risco de uma distorção financeira. Envolvendo quatro ou mais empregados torna mais fácil para o gerente para reduzir os riscos de roubo, mas pode exigir muitos recursos em uma pequena empresa. Uma empresa pode atribuir dois trabalhadores para executar uma tarefa em conjunto, se atribuir qualquer trabalhador só violaria a separação de funções.

Segregação de funções requer uma concepção adequada dos horários de trabalho e ofertas de trabalho. Se um funcionário somente coleta cheques de clientes e não registra os depósitos bancários, ela pode não ter bastante trabalho a fazer para justificar um trabalho em tempo integral. A empresa pode contratar dois funcionários a tempo parcial em vez disso, assim que um atendente pode coletar cheques e outra pode gravar as coleções. Se o funcionário pode coletar cheques de várias fontes - como um funcionário da universidade cobrança de cheques de matrícula de estudantes atuais, doações de ex-alunos e pagamentos de restaurantes no campus - ela ainda pode ter um grande volume de trabalho.

Se uma empresa não tem funcionários suficientes para segregar de forma eficaz os direitos para todas as funções do negócio, ele pode criar uma atividade de controle de compensação. Durante a atividade controle de compensação, gerente revê qualquer função de negócios onde há o potencial para um trabalhador para roubar dinheiro e alterar registros, porque outro trabalhador não é atribuído a verificar regularmente o seu trabalho.

Separação das funções exige a classificação adequada dos papéis de trabalho. O trabalho de um caixa é diferente do trabalhador que distribui cheques de pagamento, ou um agente de compras que usa um cartão de crédito da empresa para comprar material de escritório, mas todos os três destes trabalhos requerem movimentação de dinheiro para a empresa. Isso significa que o mesmo funcionário pode realizá-las sem violar a separação de funções.