Como escrever cartas de investigação

Embora você possa redigir a carta usando um formato de memorando ou carta de negócios, um memorando é mais comum para comunicações internas. Além disso, a linha de título ou objecto típico de uma nota pode tornar este formato mais eficaz. Além da linha de título, um memorando também inclui a data, o nome de cada destinatário e nome e título do remetente. alinhar à esquerda e espaço único de cada parágrafo no corpo de um memorando e usar um espaço duplo entre parágrafos. Incluir notações especiais para marcar a nota como confidencial e para indicar se o memorando inclui qualquer anexo ou gabinetes.

Notificar o acusado, por escrito, antes da investigação começa. A carta de investigação deve explicar as alegações em detalhes, tanto quanto possível, incluindo nomes, datas e circunstâncias. Descrever o processo de investigação, identificar direitos legais a pessoa acusada possa ter e dizer a pessoa acusada ele vai ter a chance de contar seu lado da história, tanto por escrito e durante uma entrevista pessoal. Diga a pessoa quer se trate de "negócios, como sempre" ou se o seu papel ou de emprego deveres exigem modificações até que a investigação seja concluída.

Incluir supervisor imediato do empregado e do gerente de departamento em uma notificação inicial. A carta deve explicar a natureza e âmbito do inquérito pendente. Além disso, a carta deve delinear medidas a serem tomadas antes da investigação começa, tais como contabilidade e salvaguardar os ativos de negócios e propriedade ou modificar funções de um empregado. Finalmente, a carta deve indicar se os supervisores e gestores vão participar da investigação, e se sim, definir papéis e responsabilidades específicas.

Letras também deve ir para quem pretende entrevistar como a investigação prossegue. No entanto, ao contrário de uma notificação de investigação pendente, que pode incluir mais de um destinatário, as notificações de entrevista deve incluir um único destinatário na linha de endereço, não importa quantas cartas você envia. A carta deve fornecer nenhum detalhe específico, mas em vez disso simplesmente afirmar que o empregado pode ser entrevistado como parte de uma investigação em curso, forneça o nome da pessoa que estará conduzindo a entrevista e definir uma expectativa de colaboração completa. Além disso, a carta deve indicar o memorando é uma informação confidencial e não apropriado para a discussão inter-office.