Coisas necessárias em uma reunião de negócios

Você terá que reservar um quarto ou sala de conferências para a realização de sua reunião. Isto poderia ser em seu escritório, ou em um local que tenha sido previamente acordado entre todas as partes. O tamanho da sala depende muito do número de participantes, e ser avisado de que se está a reservar uma sala de conferências em um lugar público, então você pode precisar fazer a sua reserva de algumas semanas de antecedência.

Elaborar uma lista de quem você deseja participar. Evite convidando a todos que você pode pensar que é remotamente relacionado com o conteúdo de sua reunião, mas em vez convidar aqueles que estão directamente envolvidos. Eles podem, em seguida, voltar para suas respectivas equipes e comunicar quaisquer discussões ou acordos que são relevantes. Enviar convites, pelo menos, uma semana antes da reunião está marcada para dar às pessoas tempo para responder.

O presidente da sessão (geralmente a pessoa que o chamou para começar) deve criar uma agenda e circular esta a todos os participantes, alguns dias antes do início da reunião, o que lhes permite analisá-lo e sugerir eventuais alterações. Uma agenda irá fornecer a estrutura para a reunião e permitir que todos os pontos de discussão necessárias para ser coberto.

Se a reunião é uma continuação de uma ou mais reuniões anteriores, então você vai precisar para chegar a acordo sobre as atas da reunião anterior, logo no início de sua mais recente reunião de negócios. Isso vai indicar que todas as partes estão felizes com o que foi gravado e que eles estão de acordo com as decisões tomadas.

Muitas vezes, um secretário, todas as reuniões de negócios exige um minuto-taker, para fazer anotações de discussões realizadas e quaisquer propostas que tenham sido acordados ou negadas. Este, então, ser registados e arquivados para referência futura, depois de ter sido assinado pelos presentes como um registro verdadeiras e precisas do que foi dito.